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【独家资料】如何优化智慧办公室(PDF)

作者:雨天 时间:2019/11/19 阅读:5942
  如何优化智慧办公室  目录 03 智慧办公室优化:技术与人的结合 12 调查:智慧办公技术已被广泛采用,但 […]

 

如何优化智慧办公室 

目录

03 智慧办公室优化:技术与人的结合

12 调查:智慧办公技术已被广泛采用,但对不同专业人士来说结果不一

14 使会议室更加智能且易用的11款产品

17 语音助手改变办公室的5种方式

20 节约智慧办公室能源和降低碳足迹的10种方式

25 办公桌角落里的间谍:为什么智慧办公室将是你的下一个安全噩梦

29 乔治亚-太平洋酒店是如何利用带有酒店办公桌和会议室的灵活工作空间的?

33 智慧办公室能使你的团队更加高效吗?

37 Dropbox、Airbnb、99Designs的办公室装修预示着办公的未来发展

智慧办公室优化:技术与人的结合

作者:CHARLES MCLELLAN

 

我们都曾在办公室里经历过糟糕的日子。你是否忘记你的RFID门禁系统,它必须给前台打电话才能进入。你最喜欢的热桌被占用了,办公室太冷了,还有你开始寻找其他办公桌,但最后发现它的灯光太刺眼了。紧接着一场重要的视频会议又将要开始,而你却在会议室的视听设备上苦恼,这些情况产生的压力都意味着你将表现不佳。漫长的一天即将结束,而你的老板却突然要求你为即将到来的计划会议提供战略建议,但此时你已经疲惫不堪,缺乏灵感。回家的路上,你头痛欲裂,郑重地思考是否换个工作。

庆幸的是,并不是每一个办公室都让你的日子变得糟糕——至少不是每一天。但事实是,办公场所的设计和管理对工作人员的产出率、创造力和参与度有着深远的影响。上面的例子表明,即使是配备了最新技术的现代办公室,也会带来低效和不满意的工作体验。如果一直这样,就可能会导致员工流失率增加,从而动摇企业的根本。

那么,集成物联网传感器和人工智能技术的全新“智慧”办公室能帮助改善这种状况吗?还是说,“智慧”的组成部分既与部署前沿技术有关,又与创造一个融洽的工作环境和管理工作环境有关?

今天的工作场所 

微软在其最新的《数字文化:你的竞争优势报告》中简要介绍了当前的工作状态,该报告调查了21个欧洲国家的20476名大型(250多名员工)和小型(50-250名员工)企业的员工。通过这项调查,微软希望了解这些企业使用的技术,以及员工对工作的态度和表现。

 “有影响力的数字转型其实并不真正在于IT,它是关于人的。这就是企业文化发挥作用的地方。”一个关键的概念是“数字文化”,该报告将其定义为“共享的、潜在的、根深蒂固的基本假设、价值观、信念和规范,这些基本假设、价值观、信念和规范描述了一个团队组织如何鼓励和支持人们依靠技术用最有效的方式完成工作”。

微软将数字文化分为“弱”、“一般”和“强”三种类型,用来评价它们的

生产率(单位产出的工作量)、创新(创造力和协作的结合)和自主激励(感觉被重视、有所作为和能够做出战略贡献)。下一页的图表显示了最终结果。

值得注意的是,在所有这三项指标中,数字文化越强,感到效率低下、缺乏创新和缺乏自主激励的员工比例就越低。强大的数字文化显然是一件积极的事情,但仍有改进的空间:例如,在强大的数字文化企业中,在自主激励(47%)、创新(39%)、特别是生产率(22%)方面给自己打高分的员工比例可能会更高。

 

管理咨询公司麦肯锡(McKinsey)最近表示,数字化带来的生产率效益尚未大规模实现,原因有几个:包括“由于需要达到技术和业务准备就绪而产生的滞后效应”,以及“与专注管理时间和关注数字化转型相关的成本”。

微软考察的另一个KPI是敬业度,即“流动”——员工专注于手头任务、更高效地交付更好的最终结果的能力。总体而言,只有20%的受访者对工作高度投入,但在数字文化强与弱的企业中,投入程度的差异约为四倍。此外,在这种融合中引进更多的技术也可以增加强大数字文化的参与度,但不是弱势文化。仅仅引进更多的技术似乎还不够——一个善于接受的数字文化也很重要。

全球工作场所

2016年,美国办公家具公司Steelcase发布了一份名为《敬业度与全球工作场所》的全面报告。该报告基于一项对来自四大洲17个国家的12480名办公室职员的在线调查,使用了员工敬业度和工作满意度作为衡量指标,来考察“员工和组织福利”。

受访者(53%男性,48%女性)均来自雇员人数在100人以上的以下12个行业:矿业/天然气、工业、能源、供水、交通、电信、零售、酒店、银行/金融、商业服务、IT和公共部门。

Steelcase将调查中产生的大量细节提炼为以下五个主要发现:

员工敬业度与工作满意度呈正相关

正如你所料,对工作最满意的员工也最敬业。报告指出,这些人“上班时精神饱满,能随时产生新想法,并制定新战略,而且每天都能取得有意义的进步”。然而,只有13%的受访者属于这一类,大多数(66%)是中立的(29%),稍微一点(26%)或高度不满意/不参与(11%)。这表明在工作场所的各个方面都有很大的改进空间——包括物理环境、技术和管理实践。

敬业的员工更能掌控自己的工作经历

灵活性是敬业度的关键组成部分,88%高度敬业的员工表示,他们能够根据手头的任务选择工作地点,而高度不敬业的员工只有14%有这种能力。工作可以在办公桌上(或“主要的个人工作空间”)进行,也可以在办公室的其他地方(如拥挤的房间或休息区)进行,或者在移动技术支持的偏远地点进行。Steelcase还发现,能够选择办公家具的员工更有可能对其他一些工作环境属性感到满意,比如室温、环境噪音水平、通风和科技设备等。因此,办公桌选择的灵活性似乎代表了一种进步的管理文化。

固定技术超过移动技术2倍

雇主提供的电话和电脑主要是台式设备(分别为86%和80%),而不是移动设备(分别为39%和39%),而Steelcase受访者中只有14%拥有平板电脑。大多数(55%)受访者从未远程工作过,但36%的受访者对工作安排高度投入/满意的比例是前者的两倍。同样,灵活性和控制力往往会带来满足感和参与感。

传统的工作延续

虽然各国之间差异很大,但Steelcase调查中的大多数员工要么在单独的办公室工作(23%),要么在共享的私人办公室工作(37%)。三分之一(33%)的人在指定的开放式办公室工作,只有8%的人是流动的,它们经常在办公室周围的不同空间工作。近一半(46%)的办公环境是开放式办公室和独立办公室的组合,31%是独立的办公室,而23%是完全开放式的。可以预见的是,职位较高的员工更有可能拥有一间私人办公室,他们对自己的整体工作环境也更满意。

文化背景影响敬业度

Steelcase的调查显示员工敬业度和满意度水平差异很大的国家可以划分为两个层次:印度是前53% 满意,后20%不满意,而在天平的另一端,法国报道几乎是完全的逆转:20% 满意,54%不满意。总的模式是,新兴经济体的态度是积极的,而老牌经济体的参与度和满意度较低,“工业和行政传统往往包括等级风格和工作场所规范”。

物联网世界的工作场所 

Memoori是一家总部位于斯德哥尔摩的咨询公司,它提供独立的市场研究、商业智能和智能建筑技术建议服务。在该公司2017年10月发布的题为《未来工作场所:物联网时代的智慧办公室设计》的报告中,北美500名办公室用户被问及工作场所的技术水平,以及他们认为的这可能对工作效率产生的影响。

这个报告很值得一读,它包括诸多方面:办公生产效率(效率、创造力与创新、舒适、健康和幸福,焦点,招聘和品牌定位),办公室发展趋势(员工监控、BYOD本能)办公室和新兴趋势(办公桌轮用制、联合办公、远程工作,可穿戴&植入物,虚拟工作区,“模拟反革命”)。 

然而,我们在这里将只讨论一些重要的调查结果。

办公室布局

被调查者的办公室布局类型分布相当均匀(39.6%为开放式布局,34.6%为蜂房式布局,25.8%介于两者之间):在开放式布局办公室中,71.4%的人认为这种布局提高了工作效率,而在蜂房式办公隔间中,这一比例为44.2%;相反,只有12.2%的人认为开放式办公妨碍了工作效率,相比之下办公隔间中只有30%的人认为它会妨碍工作效率。这些结果支持了“更喜欢开放式布局而不是蜂窝网络的公司的增长趋势”,但它也表明,对大多数企业来说,最优解决方案可能是某种多空间布局。

办公室照明

办公室照明不仅能让你看到自己在做什么:它还会对人类的昼夜节律系统、员工的幸福感和工作效率产生重大影响。尽管Memoori三分之二(65%)的受访者表示不认为照明会影响他们集中注意力的能力,当查询到特定类型的照明时,一种清晰的分类模式出现了:不到十分之一(9.7%)的办公室有卤素/荧光照明的受访者表示,与40.2%的充足自然光线条件相比它增加了集中度,紧随着LED(32.1%),其次是节能灯泡(25.9%)和白炽灯泡(21.3%)。卤素/荧光灯也是唯一一种较高比例(26.5%)的让受访者感到它是一种妨碍而不是增加注意力的照明方式(9.7%)。

办公室温度

采暖、通风和空调(HVAC)系统可能是办公室生活的致命根源,但空气质量对员工的健康、舒适和工作效率至关重要。Memoori的调查主要集中在办公室温度上,超过一半(53.5%)的受访者认为“刚刚好”,三分之一(31.2%)的人觉得太冷,15.3%的人觉得太热。只有20.6%的办公室使用自动温度控制,而28%的办公室使用手动恒温器;只有3.6%的受访者可以使用每个办公桌或隔间的单独温度控制。调查还发现,员工对办公室温度的反应因性别和年龄而异。这表明,为了让大多数员工满意,个人环境控制将是首选解决方案。

办公技术

在讨论了诸如办公桌轮用制、协同办公、远程办公、可穿戴设备和植入物以及虚拟工作场所等新兴办公趋势之后,Memoori的报告认为这是一场“模拟反革命”,也就是“在我们这个日益智能、高科技的世界里,人类对‘真实’的基本需求”。为了探究这个问题,调查对象被问及在工作场所使用更多或更少的技术是否会提高他们的生产力。

结果显示,60.3%的受访者认为他们的工作效率水平与工作场所的科技产品数量 “无关”。尽管如此,认为更多的技术将提高生产力的人数(31.3%)是认为较少的技术将提高生产力的人数(8.4%)的近四倍。对于Memoori来说,结论是“已经成形技术的发展并没有产生它们所承诺的影响”,而且“随着技术的不断改进,物联网行业需要做更多工作来赢得重要的终端用户群体。”

伦敦视角…

2017年,英国土地和工作技术学院对伦敦1063名办公室职员进行了调查,包括291位参与所在机构决策的职员。这是一项名为《智慧办公室:2017年的未来愿景》研究的一部分。90%的决策者认为在智慧办公室工作是有商业理由的,87%的决策者认为在下一次搬迁时需要智慧办公室技术。预期这将在几个方面发挥效用:生产力;幸福指数;新人才吸引;和员工忠诚度。 

在所有受访者中,最受欢迎的智慧办公室功能是:自动调节照明和窗帘; 跟随周围建筑变化的个性化热和光调节;模拟自然光的昼夜照明系统;以及根据天气和住宿率自动调节的加热/照明系统。决策者们也很感兴趣:能够预订办公桌和会议室的应用程序;能与个人设备实现无缝连接的会议室;用来跟踪使用效率监控的房间传感器。

在另一份白皮书中,British Land概述了其对智能建筑管理系统和物联网设备的“智能交互”愿景,所有这些都运行在开放的互联网协议上,它们会生成大量有用的数据,可以通过API访问分析系统。 “到2020年,我们可以预计,人们带到工作场所的智能设备和可穿戴设备将不再寻找可以与之交互的智能建筑。” 报告称,“建筑的实体基础设施,以及人们自己携带或穿着的东西,将成为完整智能系统的一部分,该系统可以生成并处理各种数据。”

未来工作场所的技术

哪些新技术和新兴技术可能支持未来的办公室?一个很好的地方就是我们的老朋友Gartner Hype Cycle,它在数字工作环境中是这样的:

 

图片: GARTNER

在大多数宣传周期中,行动都集中在早期阶段:列出的40种技术中有24种(60%)要么是“正在上升”,要么是“处于膨胀预期的顶峰”。目前只有7项技术被认为是“爬坡”式的高增长,而语音识别是唯一“进入高原期”的技术。Gartner表示,在5-10年的时间框架内,转型的数字工作场所技术将包括:增强现实;iSaaS;服务目录;雇员识别及奖励计划;虚拟助手;内容服务;数字伦理;智慧工作空间;会话的用户界面;嵌入式分析;设计思维;机器人;工作场所人种学;内容集成服务;以及员工激励平台。

在谈到宣传周期时,Gartner副总裁兼著名分析师马特•凯恩表示:“即使智能软件和机器会成为我们的同事,但人类仍将是工作的中心。首席信息官必须预测商业、社会、技术和信息的趋势将如何一起改变我们工作的地点、时间、方法以及合作对象。” 

 人工智能和机器人技术对职场文化的影响是Pegasystems和Marketforce最近进行的一项名为《工作的未来》研究的主题。该调查覆盖了全球11个行业(金融服务、保险、制造、电信和媒体、技术、公共部门、医疗和生命科学、能源和公用事业、旅游、运输和物流以及零售)的845名高管。

调查的主要发现包括:64%的受访者预料“劳动力”一词最终将包括人类雇员和智能机器;78%的受访者认为,人工智能和机器人自动化将使员工做出更明智的决定,并致使传统的管理层级扁平化;88%的人觉得和机器一起工作会很舒

服,但79%的人说和人工智能老板在一起不舒服;74%的人认为,人工智能将在10年内成为评估员工绩效的标准做法,而72%的人预计,人工智能将被普遍用于设置适当的奖励和薪酬。

展望

我们很容易新技术的魅力所吸引,但当谈到智慧办公室和未来工作场所时,保持一定程度的谨慎是明智的:简单地把物联网设备,人工智能和分析进行堆砌可能不会带来预期的结果,除非考虑商业、文化和管理问题。

就办公室布局而言,结合开放式空间解决方案,一些私人办公室、会议室、拥挤的空间和人群密集地区似乎符合很多企业,特别是如果员工被赋予工作方式的灵活性和选择能力的时候,包括远程工作需要。

个人对工作场所照明和温度的控制应该是一个目标,理想的形式是一个自动化的“环境气泡”,在配备智能物联网传感器的大楼里,员工们可以被它跟踪。

随着员工越来越多地“插入”自己的工作空间,并将把人工智能驱动的系统交互作为工作的一部分,因此企业不仅需要掌握潜在的网络安全问题,还需要确保人类不会被所有的技术压垮。

调查:智慧办公技术已被广泛采用,但对不同专业人士来说结果不一

作者: AMY TALBOTT

 智慧办公技术的部署给改善协作、能源效率、安全、健康等方面带来了可能性。但是,这项技术在现实中是否符合标准?今年1月,ZDNet的姊妹网站Tech Pro Research调查了246名专业人士,征求他们的意见。

大多数受访者(70%)说,他们主要在传统的办公环境中工作,而另外30%的人是远程自由职业者或远程办公者。超过四分之三的受访者表示,他们目前正在使用某种形式的智慧办公技术,其中视频会议应用是目前最受欢迎的。

当被问及对智慧办公产品 的满意度时,35%的受访者表示,他们曾尝试过一种或多种不符合他们期望的产品。

许多人指出,他们尝试的产品使用困难,或者他们的公司没有完全支持这些产品。

尽管大多数受访者对智慧办公技术的潜力充满热情,但也有不少人持怀疑态度。近四分之一的受访者表示,他们对任何或任何其他类型的智慧办公技术都不感兴趣,当被问及这些设备的好处时,15%的人表示没有。

使会议室更加智能且易用的11款产品

作者: OLIVIA KRAUTH

随着世界变得越来越数字化,通信技术正在帮助企业缩小团队和供应商之间的差距。

拥有合适的会议室设备可以促进不同办公室之间的协作,或者简化流程,提高远程办公者的工作效率。但视频会议技术也可能难以使用,而且可能不可靠,可能会阻碍一些通信。

 “在今天的电话会议中,电子邮件、网络聊天和电话可能缺乏必要的视觉提示和个人接触来改善团队之间的互动,甚至客户或客户满意度。” Vidyo的首席营销官Elana Anderson说,“虽然这些服务的数字化转型极大地提高了效率,但这种效率可能是以人际关系为代价的——人际关系在今天仍然是成功企业的重要组成部分。”

最新的智能视频技术专注于实时协作和减少设置的困难。它可以帮助会议顺利进行,同时为公司节省开支。据11月的一份报告估计,过时的会议平台每年会给公司造成340亿美元的损失。通过选择视频会议,企业每年可以在商务旅行上节省3.3万美元。

这里有11种产品可以简化视频会议和促进电话协作。

  1. 1.Jamboard

每个会议室都需要浏览目录,这里有几个明智的选择。首先是于2016年12月发布的谷歌的Jamboard。

Jamboard是一个55英寸的数字白板,带有手写笔和数字橡皮,用于基于云的协作。根据谷歌的公告,除了Wi-Fi连接、高清摄像头和内置扬声器外,Jamboard还具备一流的触摸响应时间。

该委员会与G Suite合作,因此用户可以将谷歌文档或工作表作为会议的一部分,并一起实时地工作。

  1. Samsung Flip

与Jamboard类似,Samsung Flip是一个数字白板,用户可以用智能手写笔在上面做笔记和标注图表。该设备还有一个嵌入式搜索功能,可以有效地定位过去的项目。

TechRepublic的康纳·福雷斯特表示,Flip与同类设备的主要区别在于,它能够连接到其他设备。无论是通过USB连接还是无线连接,用户都可以在他们的笔记本电脑或智能手机上看到Flip内容,并从他们的个人设备上向董事会分享内容。

三星的Flip还增加了安全功能,以保护会议数据不被公司以外的人窃取。

  1. CISCO Spark Board

另一个类似于数字白板的产品是Cisco Spark Board,它允许通过云中的会议和头脑风暴进行协作。与Flip一样,Spark Board也有数据加密功能,但其无线连接选项让它脱颖而出。

通过一系列联网设备,用户可以走到办公室里的任何一个Spark board前,一键分享他们的工作。用户的设备通过使用思科Spark平台和超声波无线配对技术与所有的董事会配对,这将有可能节省召开会议和即兴头脑风暴会议的时间。

  1. Microsoft Surface Hub

Microsoft Surface Hub是一种支持视频会议和数字白板功能的一体化解决方案。

TechRepublic的马克·凯林在2015年发布这款产品时表示:“微软希望取代旧技术,比如会议电话中心、网络摄像头和过时的投影仪——随着时间的推移,所有这些技术都将因为其低效的应用而成为嘲笑和嘲笑的来源。”

该中心支持多个应用程序,包括用于商业和办公的Skype应用程序,因此用户可以在会议上提取内容进行讨论和工作。

  1. LG OLED TV

在2017年CES上展出的LG OLED TV电视是一款超薄,厚度只有十分之一英寸的产品。这款电视有65英寸和77英寸两种型号,可以通过磁性支架直接连接到墙上。

它被TechRepublic的杰森·海纳描述为“未来的味道”,而且有可能成为未来会议室的主要产品。伴音条拥有用于视频会议的HDMI端口和连接选项。

  1. Meeting OWL

除了连接的董事会之外,还有多种会议工具可以帮助简化会议。

其中一个这样的产品就是Meeting OWL,一种猫头鹰形状的360度摄像机。猫头鹰安置在会议的中心,每个人讲话时都转向他们。看到每一个人,而不是整群人的固定屏幕,可以帮助会议让人感觉更健谈。肢体语言和面部表情也会变得更加清晰,从而带来更多的个人体验。

  1. 7.JOAN

 简化会议室调度有多种选择,包括电子纸显示工具JOAN。屏幕挂在每个会议室的外面,显示谁已经预订了房间,或者房间是否有空。JOAN可以让每个人都保持同步,帮助团队避免在最后一分钟匆忙寻找打电话的地方,这也意味着减少会议延迟。

  1. 商业ALEXA

面向企业的语音助理有几个技能可以帮助会议顺利进行。Alexa可以找到一个开放的会议室,并在房间里控制设备,包括开始呼叫参与者。通过将一些较小的、耗时且棘手的任务留给Alexa,专业人士可以减少视频电话会议的压力,并更多地关注电话会议的内容。

  1. Crestron Mercury

Crestron Mercury是一款一体化的桌面解决方案,它可以与任何web协作平台或应用程序兼容。该公司表示,通过该设备,所有团队成员都可以参与,无论他们使用的是哪种会议应用程序。Mercury可以跟踪房间使用情况,为会议预订房间,并具有内置无线演示的无线媒体功能。

  1. 10.HuddleCam HD

对于想要把一个房间变成临时会议场所的小型企业或大型企业来说,像HuddleCam HD这样的无线便携式摄像机可以帮助人们进行连接。这款设备由网站的首席执行官乔纳森•特雷比克推荐,是一款既便宜又有效的工具,它可以把任何一个房间变成会议室。当无法使用或需要更大的设备时,它可以充当摄像机、麦克风和扬声器。

  1. 11.SmartFilm

智能窗户可以被调节以阻挡光线,进而防止阳光在会议期间照在屏幕上,或者使会议更加私密。来自Glass Apps的Smart Film是一种可以调整玻璃不透明度的粘性产品,无论是内部面板还是外部窗户。当会议室不用时,电影可以关掉。

语音助手改变办公室的5种方式

作者:CONNER FORREST

越来越明显的是,语音将是计算领域的下一个主要层面,在某些情况下,它将取代智能手机带来的触摸式平台。亚马逊Alexa、谷歌Assistant、苹果的Siri和三星的Bixby正通过提供上下文数据和代表用户执行任务的方式来引领语音化运动。

随着以语音为基础的虚拟助手继续向包括智能手机、智能音箱和汽车在内的一系列形态因素发展,它们对普通大众的影响也会越来越大。随着消费者用例的不断增加,这些助理也在进一步进入办公室,为提高业务生产力和效率创造新的机会。

例如,虽然语音助手以能够启动音乐播放列表而闻名,但它们也具有其它巨大潜力,比如可以促进工作场所的业务工作等。以下是数字语音助手将会改变办公室的五种方式。

  1. 1.提高生产力

语音助理目前的能力似乎有限,但它们最终会发展成一个虚拟的同事。在这个角色中,他们将对人类工作进行补充,并接管重复的任务,从而释放员工的精力来专注于更高层次的项目。

换句话说,Siri和她的同伴代表的是一项更大的运动,而不仅仅是用语音指令执行任务。451 Research的高级分析师劳尔•卡斯塔农-马丁内斯表示,这些助手代表了人机交互(HCI)的未来。

 “它们将改变我们与电脑的交互方式,但它们是更大图景的一部分,包括文本/键盘输入、触摸屏、机器视觉和手势,这些都是亚马逊、谷歌和三星等供应商已经在整合的。” 卡斯塔农-马丁内斯说,“换句话说,短期内我们会有语音助手,但用不了多久,它们就会过渡到多模式助手。”

  1. 自动化会议

虚拟助理最大的价值主张之一是能够自动化并简化工作场所的日常流程。在企业界,最大的麻烦之一是开始开会,特别是涉及到视频会议的时候。

然而,弗雷斯特研究公司副总裁兼首席分析师高恩德表示,亚马逊的商业Alexa等产品可以简化会议过程。

高恩德说:“进入会议室,说‘Alexa,开始开会’,这样就够了。”不要到处摸索桥号和密码(管理工具知道会议应该从什么开始)。这样可以节省每次会议开始的时间。“此外,如果把工具合适地集成在一起,会议开始时,智慧照明会随之变暗,幕布也会自动关闭。”

  1. 改进后的通信方式

语音助手依靠一种叫做自然语言处理(NLP)的技术,它使用人工智能(AI)和机器学习来解析一个口语短语并将其翻译成书面文本。这种能力——尤其是随着IT的发展——它将帮助业务专业人员更有效地沟通和合作。

根据卡斯塔农-马丁内斯的说法,其中一个例子是,这种技术可以与企业或微软团队的Skype等工具进行集成。通过注意会议中所说的内容,助理可以为用户做笔记,或确定需要跟进的谈话要点。

 想象一下,有一个代理在会议上旁听,然后根据需要参与,提供与对话相关的数据和见解。 

高恩德

卡斯塔农-马丁内斯说:“就员工的工作效率而言,NLP的使用代表着搜索能力的显著增强,它可以帮助员工从不同的来源识别和检索正确的信息。”

  1. 数据显示

语音助手的另一项功能将极大地提高人类同事的工作效率,这就是他们摸索大量数据并为特定项目或会议找到最相关信息的能力。

 “想象一下,有一个代理人在会议上旁听,然后根据需要参与,提供与对话相关的数据和见解。” 高恩德说:,“很多代理人,比如Voicera的Eva,都在追求这个领域。”

降低寻找正确信息的障碍,将更容易做出数据驱动的决策,这可能有助于企业在市场上做出更谨慎的选择。

  1. 可访问性

对于那些在某些技术上有困难的员工来说,语音助手可以帮助他们更容易地完成日常任务,甚至可以帮助他们接受新的任务和角色,而这些任务和角色在他们目前的环境中或许是不可能实现的。

“语音助手提供了选择最适合人机交互方式(HCI)的灵活性,并在数据输入仍然是一个挑战的情况下为实际用例和应用程序提供了许多可能性,” 卡斯塔农-马丁内斯说,“这可以是,因为终端用户无法使用键盘(如卫生保健从业者,现场维修技术人员或工人)或设备的接口并不适合打字,比如可穿戴设备(智能手表,智能眼镜)。”

虽然语音助手已经上市,但在充分发挥潜力之前,它们仍然有很长的路要走。

高恩德表示:“可以预期,有远见的公司将在2018年开始使用更多此类技术,但肯定不会马上普及。”

智慧办公室节省能源和降低碳足迹的10种方式

 作者:TEENA MADDOX

随着建筑物变得更加智能、联系更加紧密,企业在降低碳足迹方面将比以往任何时候都更加容易。

绿色生活对每个人都很重要,无论是在家里还是在工作中。智慧办公室有一些具体的方法可以减少碳足迹,进而减少对环境的影响。

一些建筑业主选择LEED认证,这意味着它在能源和环境设计方面的领导地位。该认证体系是由美国绿色建筑委员会(USGBC)设计的,根据建筑物的能源效率,其等级从银级到白金级不等。

据USGBC报道,“LEED认证的建筑使二氧化碳排放量降低34%,能耗降低25%,用水量降低11%,垃圾填埋场转移垃圾8000多万吨,”惠普企业公司Aruba的垂直营销主管艾伦倪说。

倪提到:“LEED是节能建筑的基准标准,相对于一般低效建筑,它是降低上述比例的一个很好的参考。” 

当Aruba在加州圣克拉拉设计新总部时,它采取了一个经过深思熟虑的措施来提高能源效率。

 “当这座建筑在2017年1月开放时,一些关键的节能元素,包括智慧照明、高效空间管理、资产跟踪,以及大量通过Aruba网络基础设施连接的传感器。展望未来,Aruba计划将该网络与接入控制和其他建筑管理系统(BMS)(如HVAC)整合在一起。这将使该公司能够将能源利用与建筑占用率、室外温度、日照程度、一天时间以及其他因素紧密结合起来。”

思科为那些希望节约能源使用的公司提供了一系列节省成本的选择。思科的数字建筑解决方案专注于通过优化照明、建筑自动化和物联网技术使建筑更加智能。思科智能城市全球总裁安尼尔•梅农表示,通过这一基础,独立的建筑系统将被整合到一个IP平台上。

如果你想让你的公司更节能,这里有10种最好的方法来节约能源和保护环境。

  1. 1.测量碳足迹

首先,找出你的办公室留下了多少的碳足迹。加州大学伯克利分校为企业提供了一种快速计算器,它可以估算出办公室每年二氧化碳的排放量。它并不是包罗万象的,但它是一个很好的起点,同时也是打开你与同事对话的一种方式。

  1. 使用物联网设备和传感器来减少能源消耗

倪谈到,各组织正在依靠其设施中的物联网设备和传感器来识别和制定计划,以提高它们的效率和减少碳足迹,同时增加使用者的舒适度。

“利用物联网和其他传感技术来控制照明、环境和其他的能源消耗系统,就可以在空间空闲时不消耗能源。”比如,把能源系统和门禁系统连接起来,这样当最后一个人离开时,大楼就会被设置为空状态。”

  1. 节能改造

“对办公楼进行节能改造有许多不同的具体措施。在大多数建筑中,供暖、通风和空调(HVAC)的碳足迹最大,因此是第一个开始的地方。解决这一问题的方法包括安装一个新的高效节能的暖通空调系统;在建筑物上增加隔热层,以减少能源泄漏;增加传感器以更好地检测房间的占用情况和温度指数; 将暖通空调控制与建筑的其他方面(如照明、室外遮阳等)相结合,以最优化建筑的总能源使用,”波士顿咨询集团负责人托马斯•贝克说道。

  1. 整合可再生能源

企业提高能效的另一种方式是利用太阳能电池板等可再生能源,并将其整合到整体电力管理中。倪表示,这可以通过使用更智能的软件和建筑管理系统来实现,进而将可再生能源的使用与建筑电力需求、外部能源的可用性和价格以及其他因素联系起来,从而降低总体消耗并提高可再生能源的比例。

Stem的市场总监加布•施瓦茨表示,以人工智能为动力的能源存储是一种降低能源成本、同时降低碳足迹的明智方式。Stem拥有一个人工智能驱动的软件平台,它可以使企业在高需求的能源市场拥有更大的电网灵活性。

“能源存储,碳足迹的案例都在宏观层面。它不像太阳能,当你在建筑物里使用时,它只是降低了特定建筑的碳足迹,而实际上它是在降低整个电网的碳足迹。”

  1. 管理办公空间

“通过使用共享空间和办公桌,以便更有效地管理空间,从而更有效地利用总建筑面积,而每个人所需要的空间也会更少。”这可以通过空间管理软件和传感器如智能家具等系统来实现。”

  1. 最大化加热和冷却

倪提到,最大限度地利用冷热的一个方法是,“循环利用设施内的热量,最大化冷热的效率。”例如,循环水用来冷却电脑服务器同时可以提供热水,或者使用窗户吸收太阳的热量并进行循环利用。另一个例子是:用廉价的可再生能源发电来除冰,然后在冰上吹气降温,用作空调功用。”

  1. 7.回收任何东西

不要停止回收纸张和塑料制品,确保电子产品也被回收利用。不要使用一个普通的垃圾箱或垃圾处理区,要试着在你的办公室里使用标记清楚的回收箱,并考虑为办公室里一定数量的员工增加一个回收箱集合。

换句话说,如果你的员工并排坐着,或者是一组一组地坐着,比如4s、5s、6s等,那么你可以考虑在每个工作岗位上放置三个普通的回收箱。Maple Holistics市场经理内特•马斯特森表示:“这将有助于鼓励积极的回收利用,并在公司的总体碳足迹方面产生重大影响。”

  1. 减少出行足迹

员工可以与同事共乘一辆车,以减少独自前往办公室的次数。为员工提供电动汽车充电站是另一种鼓励减少碳足迹的方式。为选择骑自行车上班的员工提供自行车存放处,并提供更衣室供他们淋浴和换衣服,是帮助骑车员工的另一种方式。此前TechRepublic报道,Skullcandy在犹他州帕克城的新总部为员工提供自行车存储服务。

另一种减少旅行足迹的方法是限制员工的出行。有了电话会议,你很容易就能面对面地与同事和客户见面,而不必坐飞机。通过减少出行,可以降低成本,减少公司碳足迹。

贝克说,为员工实施弹性工作制和固定工作制是限制出行的另一种方式。

  1. 教育员工

公司里的每一个人都需要了解有关环保措施的信息,这样才会有效。让他们参与其中的一个方法是为那些减少碳足迹最多的部门设立目标和奖励机制。

“要确保你的办公室保持绿色环保,或在道德环保实践方面步入正轨,第一步是使员工了解到他们在这个问题上的角色。没有哪个办公室的功能是独立的,拥有一个成功企业的关键在于你作为一个团队的能力。一旦员工了解到,即使是最简单的任务在保护环境方面的影响 (比如在一天结束时关掉电脑或遵循简单的回收做法),他们就更有可能合作,”马斯特森说。

  1. 10.记录能源使用情况

有几家公司致力于向企业提供有关能源使用的信息。Verdigris就是这样一家公司,它有一个软硬件结合的解决方案,可以识别和创建建筑物中每个设备的“能源指纹”,并帮助业主/管理者识别浪费并减少能源损耗。另一家公司GridLion是一家能源效率领域的初创公司,它结合了硬件、软件和战略来支持商业建筑提高能源性能。

Zen生态系统首席执行官詹姆斯•麦克菲尔表示,Zen生态系统能够通过其Zen HQ云平台提供一个能源管理系统,进而帮助公司控制其办公室的恒温器并管理能源成本。

这一切意味着什么

这里明确的成本节约途径,可以使你更加节能。

“大多数办公室的能源效率和可再生能源采购项目最终都降低了成本——事实上,经济业务是最经常推动采用这些解决方案的原因。我们通常会看到节能解决方案将办公室的能源消耗减少10-30%。特别是在公司为电力或其他能源支付高额费用的地区,它可以在几年内就获得短期回报以及15%的内部收益率(IRR)。可再生能源采购也是如此。特别是在今天,我们看到可再生能源的成本在过去几年里大幅下降,与传统能源相比具有成本竞争力。”

减少公司的碳足迹带来的好处不仅仅是经济上的节约。

“除了节约成本,升级到暖通空调往往可以为居住者提供更高水平的舒适性,进而提高生产率——先进的传感器可以检测房间内的热点或冷点,并提供更多的颗粒控制。”最后,减少建筑物的碳足迹可以用于品牌推广和客户与员工的营销,他们通常希望他们的工作场所是绿色的,”贝克说。

思科利用自己的智能建筑技术为员工打造更智能的办公室。

 大多数办公室的能源效率和可再生能源采购项目最终都降低了成本——事实上,经济业务才是最经常推动这些解决方案被采用的原因。

托马斯贝克

梅农说,思科每年利用空间节省数百万美元的运营成本。“我们优化了我们所有人的储蓄,让我们能够给员工一个他们喜欢的工作空间。我们有可以聚在一起的地方,我们有开放的区域,我们有大堂,在一些地方,我们有可以聚在一起开小型会议的地方,比如台球桌周围,诸如此类的地方。员工们互相联系,互相交谈,他们有愉快的经历,他们更好地合作,他们创造了更好的团队合作。所以,如果我们从整体上考虑这个问题,这不仅是关于财务效率、储蓄等等,资产利用是一个很大的进步,而且提高员工的生产力,给他们更好的体验,对我们来说真的是最重要的事情。”

为什么智慧办公室是你的下一个安全噩梦

作者:STEVE RANGER

最近,职业黑客公司Pen Test Partners的安全研究员肯·蒙罗花了一天时间在一座办公大楼的吊顶上搜寻,试图找到一个隐身进入客户网络后端的流氓设备。

该流氓设备是一种无线屏幕共享设备——这种设备可以让你从笔记本电脑上无线地在大屏幕或投影仪上显示演示文稿。

主要设备都是相互隔离的,只能连接个人电脑和屏幕或投影仪。但在这种情况下,供应商也把它接入了公司网络,任何潜在的攻击者都可以用它来直接从开放的WI – FI跳转到业务网络。

这是一个小例子,说明在办公室中添加新的智能设备会在不经意间削弱安全性。

“我们看到各种各样的无线咖啡机和办公室的WI – FI连接,我们有几个据此产生安全漏洞的案例,所以智能咖啡机的这个漏洞成为网络黑客的起点,这样他们就可以破解咖啡机,然后进入网络,”蒙罗说。

他补充道:“我们看到自动售货机刚被接入公司的有线网络,变成了一个后门。”

智慧办公室安全挑战分为两部分。第一个问题是用于管理办公基础设施的系统。在许多办公室里,这些建筑管理系统已经控制了门禁、暖气和通风等系统,而且已经运行多年。

但这些系统的安装往往没有考虑到安全性或配置不当问题,因此,我们可以找到很多这样的例子。这些系统意外地连接到公共互联网,几乎没有或根本没有防范黑客的措施。对于黑客来说,这些控制器可能看起来是一个奇怪或琐碎的目标,但如果有人把大楼里所有的门都锁上或者关掉数据中心的空调,那么可能很快就会造成问题。

而且,主要的风险并不一定是已经安装的旧系统:现代的火灾警报、监控摄像头和自动喷水灭火系统都有远程管理选项,但这通常是通过3G连接完成的,几乎没有安全保障。蒙罗说,小型企业通常会使用闭路电视或警报系统,这些设备与消费设备相差无几。它们可能通过应用程序提供远程控制,但并没有到位的安全措施,所以很容易危及报警系统。

令人头疼的智慧办公室安全问题的第二个方面来自于大量可用的新设备。

我们已经开始在家里安装智能音箱、摄像头、门锁、气象站和运动传感器,而且我们也越来越多地在办公室里安装这些设备。有时,甚至是为家庭使用而设计的硬件也会出现在办公室,而且在安全方面的记录也很糟糕。虽然这些设备使工作生活更有效率或更有趣,但它们也带来了一系列新的风险。

安全公司ESET的研究发现了一个用来管理运动传感器,加热控制,快门汽车环境传感器和智能插座的家庭自动化控制面板上有许多的漏洞,如没有用户ID和密码就可以自动登录,并未对数据通信云进行加密。该机构还发现,带有视频流的摄像头受到的加密保护是不充分且可逆的。另一家安全公司卡巴斯基发现了另一个中心,它在与服务器通信时发送用户数据,这些数据包括登录到智能中心的web界面所需的登录凭证——用户ID和密码。

 

几年前,当员工们开始使用自己的智能手机和笔记本电脑工作时,“带着自己的设备上班”的浪潮席卷了各行各业。不同之处在于,人们可以携带并连接各种各样的智慧办公设备。

“谁能说通过USB供电的新奇咖啡杯暖器在供应链中没有恶意软件?”蒙罗说。

智慧办公设备还使用大量不同的标准,这使得它们很难在办公环境中进行管理。

除了由于糟糕的设备设计造成的隐私威胁外,公司还需要意识到设备被接入到工作环境中的能力。

企业需要制定一个关于使用这些智能设备的政策:在CEO的办公室里安装一个智能扬声器,将对话流传输到远程云服务器上,这种做法可以取吗?所有职员在执行职务时,是否会被这些装置记录在案?

也许最常见的风险是,这些不安全的设备会被卷进一个巨大的僵尸网络,然后被用来实施分布式的拒绝服务攻击,就像Mirai那样。虽然在排水设备上这可能不会有什么日常影响。

然而,不安全的设备也有可能被用来窥探你的业务并窃取其机密。我们接入到办公室的许多设备,比如智能音箱,都装有传感器、麦克风甚至摄像头;一个潜在的工业间谍软件包就可能会在你会议室的角落里。

蒙罗警告说,在这种情况下,发现一个流氓设备将是极其困难的。

“这将是非常困难的;你怎么看待泄露?你必须绝对确定你监控的所有数据都来自你的智能设备。你怎么发现它?你知道有人已经把智能设备连接到你的网络上了吗?”

另一个问题是根本没有人监控这些设备的使用。在IT部门负责的传统IT安全与基础设施负责的物理安全之间常常存在差距。例如,谁负责检查自动售货机、咖啡机或首席财务官从家里带回来并设置在会议室外面的气象站的安全,可能并不总是很清楚。

“差距很大。这就是为什么IT安全部门与其他部门进行协作如此重要的原因。

蒙罗说,安全团队需要查清办公室里有什么东西。

“去找那种隐形技术。你的网络里有什么你不知道的东西?去看看你的咖啡机和自动售货机,看看它们都插到了什么地方。走到楼梯下面,打开电源柜,问问设备人员那里有什么,”他说。

乔治亚-太平洋酒店是如何利用带有酒店办公桌和会议室的灵活工作空间的

作者:ALISON DENISCO RAYOME

随着网络的普及,越来越多的员工可以在办公室、家中和其他地点之间分配工作时间,许多公司都在挖掘每个人工作地点的数据,并尝试对办公室进行重新设计,以切合移动办公的实际。

作为世界领先的纸巾、纸浆、纸张、包装和建筑产品制造商之一,乔治亚-太平洋公司的高管们意识到,虽然公司在亚特兰大的总部有2700名员工,但他们中的许多人都是远程工作,或者在不同的生产设施上工作。

对员工和生产力来说,最重要的事情是能够有不同的空间来做他们需要做的工作。

肖恩·肯尼迪

到了翻新这栋1982年的大楼的时候,公司开始尝试探索更多的现代选项,摆脱传统的办公室和小隔间,而采用现代功能,比如Hoteling式办公桌、多间会议室和狭窄的空间,以及无缝的技术集成。

“和其他公司一样,不是所有的员工都在办公室里,他们100%的时间都坐在为他们预留的空间里,”乔治亚太平洋公司的IT架构师肖恩肯尼迪说,“对员工和生产力来说,最重要的事情是能够有不同的空间来做他们需要做的工作。”

被称为“蓝天工程”的Georgia-Pacific拆除了25层的办公楼,并设计出可以采纳大量自然光的开放式布局。虽然员工将不再有固定的办公桌,但他们可以选择在坐/站式的办公桌、一个单独的工作“焦点室”、一个小组工作的抱团室或一个更大的会议室之间移动。“Hoteling”指的是为员工提供临时办公空间的短期行为,即根据需要的时间长短“租用”办公桌。

在对改造进行调查时,该公司了解到,为10至12人设计的会议室通常只有3至4人使用。

“会议随着时间的推移而改变,”肯尼迪说。“我们只是让所有这些人以小组形式在一起工作,而不是像传统的董事会会议那样,一个人讲话,11个人坐在那里听最新情况。你总是会有一些这样的会议,但那不是我们会议的主要内容。”

每一层将有20个焦点室、10个大会议室和10个小会议室,所有这些都配备了通过Skype与远程员工联系的技术,以及一些其他的非正式会议区域。第一批员工将于4月份进驻新办公室。

肯尼迪说,机动性是决定建立酒店服务台系统的一个关键因素。员工将有能力在楼层之间移动,并且可以从任何位置无缝连接。

一个移动应用程序允许他们在任何地点预订桌子或房间。每个员工都会收到一个300英尺范围内的无线耳机,这样他们就可以进入一个集中的房间进行通话。

办公桌将配备双显示器,一个键盘,一个网络摄像头,和一个通用的基座,通过USB连接他们的笔记本电脑。

肯尼迪说:“我们把大部分技术都藏在了工作站上,这样他们就能看到USB连接线,只要把USB插到他们的笔记本电脑上,一切就都能正常工作了。”

现代工作场所

Forrester分析师约翰逊说,酒店办公系统正变得越来越普遍。“公司正在从工作场所转型的角度考虑这个问题,”约翰逊谈到,“这不仅仅是为了办公桌轮用制,而且是试图更多地了解员工如何工作得最好,他们需要什么样的灵活性,以及什么样的技术最能支持这一点。”

约翰逊说,驱动因素包括更好地利用房地产,以及提供更好的员工体验的愿望。

高德纳的人力资源实践主管布赖恩•克洛普表示,多年来企业一直在尝试用办公室布局来降低成本。

 “当企业迁移到这种环境中时,它们可以降低房地产的直接成本,但它们也冒着降低生产率和绩效的风险,因为它们会降低创新,使员工之间的关系更难建立。” 克鲁普说, “要想成功,你必须非常仔细地考虑如何完成工作,并确保Hoteling模式不会阻碍组织的创新能力。”

克鲁普说,员工们倾向于采用更灵活的工作方式。工作与生活的平衡现在被视为大多数员工的必备条件,尤其是在科技行业:74%的北美上班族表示,他们会辞去工作,到另一家允许他们在家工作的公司上班。

 “员工对灵活性有着巨大的期望。” 克鲁普表示,“员工们现在认为,他们应该能够在任何地方、以任何形式从事对特定任务进行最有意义的工作。如果你真的想提高工作效率,你实际上需要不同类型的工作空间。”

约翰逊说,效益和挑战在很大程度上取决于如何实施这样一个系统。

在过去几年里,很多公司都在向公共办公空间布局转移,这对人们从事深度工作的能力造成了灾难性的影响。

戴夫约翰逊

约翰逊说,如果这项技术以正确的方式投入使用,“总的来说,好处是大大减少了在办公室和在不同地点工作的摩擦,或者在家里和办公室之间移动,而不必随身携带东西。”

然而,克鲁普强调,如果员工觉得在办公室里没有一个家,没有他们的照片、奖品和其他小摆设,他们也会变得心不在焉。一个潜在的解决方案可能是在每个酒店的桌子上安装一个数字相框,当用户登录并显示他们的照片时,这个相框可以识别用户。

约翰逊指出,当公司搬到一个更现代化的办公室布局时,通常不会充分考虑用户体验,比如技术性能和员工对应用程序的灵活性需求。约翰逊补充说:“如果员工认为这是‘办公桌轮用制’计划的一部分,他们就会失去安装软件或获得其他所需物品的能力,这可能是一个负面影响。”

约翰逊表示,公司越来越意识到员工需要离开繁忙的办公隔间或开放的办公区域来完成更深入的工作。“在过去几年里,很多公司都在向公共办公空间的布局转移,这对人们从事深度工作的能力造成了灾难性的影响,”他说,“他们必须有一个可以逃避的地方,让他们集中注意力。”

公司小贴士

在开始改造之前,在公司的一层楼里建造一个小区域,测试与IT、设施和家具相关的不同技术。这也可以作为一个试点空间,让员工看到项目的元素。 “他们害怕狭小的桌子,而且只是想象最糟糕的情况。” 肯尼迪说,“一旦他们看到,他们的整体反应是,‘我等不及了。’”

肯尼迪说,这个试点项目要特别地告诉团队,他们对这项技术的支持将是关键。技术集成也存在一些问题。

肯尼迪说:“这些是我们在执行过程中会学到的东西,但是如果我们没有提前完成,他们就会把我们推到最后期限。”

Georgia-Pacific还建立了一个网站,用来展示新空间和新技术的视频和演示,并定期发布有关该项目的信息。

在进行这样的办公室改造项目之前,Kennedy建议对各个级别和业务部门的员工进行面试,以从技术和空间的角度了解他们需要什么。

肯尼迪说:“与你目前的技术合作伙伴接触,看看他们在做什么,以确保最新的技术。”他补充说,向你所在领域的其他创新公司学习,学习它们的最佳实践也会有帮助。肯尼迪说,最后,你需要做的不仅仅是获得最新、最先进的技术,还要学习如何适应公司的工作文化。

智慧办公室能使你的团队更加高效吗?

作者:MARK SAMUELS

IT领导者可以使用互联技术和服务去创建灵活的工作空间。这些智慧办公室代表了企业环境的未来,但这些发展对CIO的角色和职责意味着什么呢?五位专家给出了他们的观点,并建议IT领导者应该把注意力放在一些相应的场合。

  1. 1.专注于提高人们的工作效率

弗雷斯特研究公司的首席分析师高恩德表示,智慧办公室为员工和管理协作的IT领导者带来了新的机遇。他表示,在过去10年里,首席信息官花费了大量时间和精力,来确保员工可以在任何地方工作。

 

 “首席信息官们成功地帮助员工在路上、客户现场、甚至在家里都更加成功。” 他表示,“然而,他们在优化办公室工作条件上花费的时间却相对较少,他们依赖的是传统视频会议和音频会议等次优技术,以及非数字白板。”

高恩德说,好消息是与智慧办公室相关的发展将改变这种状态,并允许在办公室内进行更好的协作。因此,正如首席信息官在过去10年帮助员工在移动中变得更有效率一样,在未来10年,他们将专注于让团队成员更有效率。

“使用技术,比如大尺寸触摸屏,像Microsoft Surface Hub或Prysm声控智能代理,像亚马逊Alexa,虚拟增强和混合现实,像Microsoft HoloLens或HTC Vive Pro,以及越来越多的人工智能软件工具,我们将能够在智能机器的帮助下让个人和团队更好的工作在一起 ,“高恩德说。

  1. 从创造性的实验中寻找价值

独立首席信息官顾问马特•巴兰坦承认,尽管人们可以在任何地点使用智能设备进行通信和协作,但企业防火墙仍然是个问题。 “未来就在眼前——直到我们走进办公室。” 他说,“在这一点上,任何智能或相关的东西都会在前台停止。”

巴兰坦表示,IT界十多年来一直在谈论“带上自己的设备”,而这正是问题所在。他补充说,工作服务是分区和沙箱化的,因此它不受影响,也无法与任何有用的东西集成。他说:“BYOD已经成为一种让有用的东西尽可能无用的艺术。”

对集中化控制的渴望也可能破坏通过数字进步改善工作场所的努力。巴兰坦表示,一个组织要想充分进行智慧化的工作,就必须专注于难以精确测量的领域,比如生产率。

 “然后,你就可以在推动价值,而不仅仅是推动成本效率的背景下,开始理解改善工作场所的举措——无论是实体的还是数字的。” 他表示,“首席信息官们可以专注于正确的事情,并考虑在哪些地方可以实验性地创造性地使用新技术,并探知所产生的效果。”

  1. 调整现有功能以开发更智能的工作空间

零售商博登的数字体验总监菲尔•刘易斯表示,他的公司最近搬到了伦敦的一个新办公室。该组织在新空间的建立和运行上投入了大量资金。灵活性的工作一直是人们关注的焦点,但是刘易斯说,大部分的技术工作都集中在基本的基础设施上,例如无声激活系统。

 从智能照明和3D打印,到大屏幕触摸屏和声控代理,未来的办公室正在被互联技术重塑。

戴夫·朗伯里

不过,刘易斯承认,智慧办公室的进一步变革即将到来。办公室设计并不是一个独立设施团队的专属,而是涉及到一个更大的、业务范围更广的咨询过程。其结果是,博登正利用技术帮助其新办公空间更智能地为IT员工服务。

“所以,我们可以用一个应用程序和数字货币支付我们购买的所有食物,这些都与借记卡相连。你不必每次都掏出卡来付帐,因为你总是带着手机。”刘易斯说。

“我们希望做的一些事情包括使用手机作为入境通行证。这一切都是关于我们如何利用手机的功能,让办公室生活更轻松的例子。像这样的小事情可以起到很大的作用。”

  1. 确保系统和服务是可互操作的

独立标准专家Open Group的首席技术官戴夫•朗伯里警示首席信息官们,物联网将改变工作场所。他表示:“从智能照明和3D打印,到大型触摸屏和声控代理,互联技术正在重塑未来的办公室。”

朗伯里表示,智能设备可以在自动化操作、推动增长和改善工作实践方面产生重大的商业效益。然而,组织还必须考虑如何确保智能技术的互操作性,以便它们能够有效地与周围环境进行沟通和交互。

“我们已经看到,采用互联技术的倡议正在走向边缘。未来,向数字世界的迁移将由精通技术的产品团队领导,这些团队将由业务和企业架构进行协调。

“首席信息官需要确保他们拥有必要的开发途径、工具和基础设施,以确保他们能够满足业务需求。此外,首席信息官需要确保有价值的公司数据得到收集和保护,并确保数据和基础设施在整个业务中得到使用。”

  1. 小心使用数据监视行为

数字顾问安德鲁马克斯也注意到了变化的速度,他认为基于云服务的可靠性意味着现代CIO们在办公系统方面有了新的担忧。随着工作性质的改变,员工将在不同的地点工作,因此智慧办公室的范围也将不断扩大。

马克斯表示,Alexa等语音控制技术的使用,意味着对网络连接的依赖正在进一步增强。随着设备数量的增加,资产价值——以及整个智慧办公室的数据——也相应上升。谨慎的IT领导者们正在将网络连接的增长与安全技术的投资相匹配。

马克斯指出,实时数据监控会产生一个指纹,反映员工的工作时间、活动和习惯。整理这些数据的平台可能是为了向人类和人工智能代理标记异常活动而创建的,但它们也有助于作为一种副产品对工人行为进行更密切的监控。

马克斯认为,这些信息可能会被用在意想不到的地方。他表示:“一个全新的高度机密的数据集将由首席信息官(CIO)拥有,这个数据集很可能被更频繁地用来证实员工的业绩。”他暗示,与智慧办公室相关的发展可能会导致一个行为监控的新时代。

Dropbox、Airbnb、99Designs的办公室装修预示着办公的未来发展

作者:JONATHAN CHADWICK

2014年,Dropbox宣布在悉尼开设第一个澳大利亚办事处,作为公司在亚太地区的运营基地。马丁广场被选定为办公地点后,该公司立即与Gensler联系。Gensler是一家设计和建筑公司,也在全球范围内为Facebook、Airbnb和Etsy完成了办公室装修工作。

Gensler澳大利亚董事总经理汤姆•欧文斯和营销专家安德鲁•瓦德尔在接受ZDNet采访时表示,虽然他们的一些客户为新办公空间提供了非常详细的介绍,但Dropbox略有不同。

 “他们向我们提出了一个非常具体和不同寻常的要求:给他们一个家。” 欧文斯说, “他们想给员工一个家。我们决定从字面上理解它,但也要稍微改变一下。”

在装修方面,Gensler融入了能够重现典型澳大利亚住宅的元素,从办公室入口嵌入的“欢迎垫”,到兼作餐厅的会议室和“户外”庭院。

欧文斯说,这个设计必须能够缓解员工流动,这是通过一个非常开放的设计实现的,而没有设置房间之间的物理边界。他告诉ZDNet,多达50%的设计装修都用于办公室的公共空间。

Dropbox悉尼办公室的门厅通往客厅,客厅是一个很大的休息区,墙上挂着大屏幕,前面摆着长长的沙发。欧文斯将其描述为办公室的“展示品”,员工们一整天都会被吸引到这里进行一对一的聊天、演示、全员会议或下班后的活动。

生活区旁边是酒吧和厨房区,员工们每天在这里吃早餐、午餐和晚餐,这是一个额外的可以互相报道的机会。办公室周围还有各种各样的会议室和摊位,其中一个旁边是一个步入式花园。

欧文斯说,办公室里到处都是绿色植物,这对健康和心理都有好处,而且还能保持家的感觉。窗户也很大,跨越整个墙壁,可以减少对人工照明的需求。该办公室还有多个“下拉站”——办公室各处都有帮助台,员工可以标记问题并使用A/V技术进行连接。

Dropbox的员工没有固定的个人工作空间,比如办公桌或隐蔽的隔间,而是选择在他们觉得舒服的地方工作,就像家人在家里一样。通过进行各种不同的工作空间和鼓励运动,员工将更有可能进行互动,这可以提高员工的生产力和人际关系,并更好的符合工作场所人体工程学。

 “关键是要让他们在一天中选择工作的方式和地点,选择一天的节奏,甚至是上班前、下班后。” 沃德尔强调说,“这个空间的设计是为了鼓励一天中的颠簸和偶遇。”

他补充说:“如果他们的任务改变了,他们的需求改变了,那么他们就可以采取行动,让变化适应他们。”

 

Dropbox作为一个产品的好处在于,它可以让世界各地的员工远程工作。对于Dropbox这样的公司来说,这样的设计是为了让自己的员工回到办公室吗?

 “我们注意到,当公司努力在全球范围内减少足迹,并要求员工在家工作时,他们得到了一定的产出。” 欧文斯说,“事情确实是这样的,他们没有地方可去,没有人再见面,然后你就会失去联系。”

“人们开始与其他同事失去联系,因为他们可能在屏幕上看到他们,但你真的需要面对面交流。Dropbox的员工希望工作时能在一起,即使他们知道他们可以分开。他们可以在世界任何地方工作,但这是他们最好的合作方式。”

关于未来的工作将更多地以办公室为基础还是以远程办公为基础,欧文斯说,这将继续取决于公司、他们的行业和他们的需求。

“我认为,每家公司都规定了如何最好地合作。如果你是纯粹的销售人员,这与你是工程师、保险业人士或律师是完全不同的。很多公司需要面对面的交流;但有些人可以通过Skype完成。

“这就是在我们看来未来的工作场所:这是一种选择,可以使给他们灵活地移动,并工作在一个安静的区域和开放的区域,在一个集中区域,在他们的工作站,在厨房里,无论它是什么,你必须给他们,你要设计出来这种场景来满足他们的使用需求。”

“你需要一个每个人都能称之为自己的地方,而这一切都是为了培养社区意识,”沃德尔补充道,“工作场所越符合公司的核心价值观,就越重要。”

 Airbnb

 

2015年5月,总部位于悉尼的设计公司The Bold Collective接到了来自旧金山Airbnb办公室的电话,询问他们是否有兴趣在工作场所开展项目。Bold Collective的设计总监莫妮卡·布拉甘告诉ZDNet, Airbnb当时在悉尼的办公室非常小,而在线市场平台在萨里山新设了一个办公地点,可以更好地容纳其快速增长的团队。

团队大胆的接受了这个项目,布莱纳根和一名同事飞到Airbnb在旧金山的办公室,花时间了解了公司的环境,思考如何重新进行设计。

“旧金山办公室是一个相当壮观的办公室,有800名员工分布在多个楼层,所以这是他们的主园区,”布莱纳根告诉ZDNet,“它有多个楼层,中间有一条贯穿整个建筑的空隙。所以基本上你可以看到所有层面。当你走在周围的空白区域时,你可以向下看到所有不同的工作设置和会议室。”

这个大胆的团体想要获得Airbnb所说的作为其关键公司价值观的好客元素。Bold Collective表示,Airbnb的核心是人与空间之间的联系,Airbnb希望把这种联系带到新的悉尼工作空间中去。因此,Surry Hills办公室的每个会议室都像世界各地典型的Airbnb房型。

 

 “在世界各地的每个办公室里,当地的团队都会选择他们最喜欢的房间。” 布莱纳根说,“一个是‘在古巴’……那是一间非常有趣的顶楼房间,有模版瓷砖地板,人造大理石柱子,飞檐,而且玫瑰花结上有一些非常耸人的互相冲突的颜色。”

该公司还设计了一间“袋鼠谷”休息室,它带有典型的澳大利亚风格,还有一间后墙上绘有图案的瑞典群岛式房间,可以给人一种透过窗户看到海岸线的感觉。

尽管他们都专注于美学,但功能从一开始就是内置的,布莱纳根强调。挑战的一部分是将标准的现代办公设备整合到这样一个住宅空间中,同时又不显得格格不入。

“每个区域都有隔音天花板;我们在这些安静的角落里铺上了定制的绒布,看起来有点像墙上的珊瑚,”她说,“每个房间的功能很大程度上是由我们放在那里的a /V决定的,所以他们真的希望每个房间在不同工作环境中所发生的活动都能达到最佳状态。”

Airbnb希望增加新办公室周围的员工流动,进而为员工提供更多的工作选择。除了会议室,办公室周围还有协作式的隔间、“集思广益区”、一个大的休息区和安静的角落,它们看起来就像维多利亚海岸线上的木板小屋。 

这个设计大约五个月后完工,最终的结果是将是一个很容易被误认为大家庭的家,而不是全球公司的区域办公室。布莱纳根说,尽管Airbnb悉尼仍然欢迎员工选择远程工作,但员工可以选择与团队一起工作,而不是被迫这么做。 

“Airbnb在所有办公室寻找的核心元素是好客的态度,”她说,“他们的空间需要是好客的,非常有吸引力的。他们的员工、客户和普通游客需要感到非常放松。这显然是一个非常非企业的空间,但也不是一个典型的工作空间;它给人一种更有家的感觉,更有家的温柔。”

“他们被鼓励在任何地方工作;Airbnb的口号‘属于任何地方’适用于他们所有的工作场所,”布莱纳根说。

 99Designs

99designs是一个在线市场,它将超过22万名自由平面设计师与世界各地的企业联系在一起。这家初创公司成立于10多年前,从SitePoint分拆出来,于2010年搬到旧金山,去年年底将总部搬回墨尔本,准备在ASX上市。

99Designs首席执行长卢埃林负责公司里士满新总部的重建工作。该公司使用呼吸式建筑的设计,将复制“伟大墨尔本咖啡馆”的休闲感觉。卢埃林告诉ZDNet,Breathe更习惯于在餐厅试穿衣服。

“我们选择了他们,而不是当时更传统的办公室建筑师,因为我们觉得他的设计与我们的个性相匹配,这真的很重要,”他说,“我们想要一个流动的空间,我们想要一个开放的平面。我们需要会议室……我们想要一个厨房区,一个咖啡厅的座位区,一张公用的桌子——这些都是我们的必备品。我认为咖啡馆的氛围可能有点典型的澳大利亚风格,当然是墨尔本。我们一直相信咖啡因的力量。”

卢埃林说,99Designs的办公楼以前是一座针织工厂,这意味着它已经有20多英尺高的墙壁可以提供充足的自然光,可以为全体员工会议和开发者活动提供广阔的区域,以及适合“精品店”氛围的旧木地板。

 

99Designs公司的员工都有自己的私人空间,不过有一个地方可以放置站立式办公桌,供他们热桌办公。新员工可以选择自己的笔记本电脑,显示器的数量,以及坐着或站着的办公桌。虽然员工有自己的空间,但他们并不是一成不变的;当他们开始从事不同的项目时,他们的指定地点可以移动。

 “这里的流动性很强,人们可以在办公室里四处走动。” 卢埃林补充道,“人们坐在咖啡馆里。人们去安静的房间,躺在豆袋上。这样就不那么像小隔间了,我认为这有助于提高工作效率。”

 他说:“我们上一个办公室的人都很不高兴。我们在很多楼层,我们真的不喜欢被分散开来,这真的影响了所有人的沟通和士气。所以搬到一个可以让每个人都住在同一层楼的大地板上是非常有益的,也确实提高了工作效率,因为这样更容易沟通,也更有归属感。”

“呼吸”建筑还安装了“玻璃缸式”会议室,有长长的玻璃墙和隔音空间,以及锻炼区、淋浴间和一个“健康室”,供归来任何员工休息和疗养。

卢埃林说,从长远来看,这样的额外功能将是争夺人才的重要组成部分,也会吸引员工来办公室工作,尤其是在新一代员工更加依赖远距离交流的情况下。

“我认为,我们将继续看到远程交流水平的提高,因为新一代在这种通信格式上要舒服得多。孩子们打电话不像他们聊天那么多。你通过聊天约会,但新的通信媒介是信息。我也认为,视频和流媒体,我们真的还在起步阶段,我认为以后我们会看到越来越多。

卢埃林补充说,在解决如何将远程办公和在家办公的员工结合起来的问题上,组织机构正处于“悬崖边上”,这意味着办公空间将继续演变。不同的员工最终会对远程办公和在办公室工作有不同的偏好;他补充说,重要的是公司要给他们选择的机会。

“我们有在家工作的人,因为家庭的责任,我们当然为在家工作的人们提供了这种灵活性。我们鼓励人们在办公室工作,因为我们喜欢面对面的合作,但我们也重视灵活性,为他们提供在家工作的能力。我认为,未来的办公室将继续增加远程办公和在家办公的功能,因为如今所有机构都在考虑去人才密集的地方。

“我认识一些人,他们100%都是远程工作,这是一个非常有趣的发展。而我们才刚刚开始。我认为在这样的框架下建立一种文化确实是一个有趣的挑战,但随着全球无障碍设施的不断发展,我们会看到在未来20年里,越来越多的人会接受这种挑战。”

 

 

 

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如何优化智慧办公室(PDF)

 


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